PRIORIZA LO MÁS IMPORTANTE DEL DÍA

En ocasiones el líder deja de hacer lo que es importante por ocuparse de cosas que no son de prioridad. Como por ejemplo si tiene que escribir su diario, hacer su agenda, organizar un plan de generación de  ingresos para salir de la crisis o hacer su oración.  Antes, el hábito de leer el periódico primero, escuchar noticias, entretenerse con las redes sociales puede acabar ocupando su tiempo valioso de pensar y organizarse para hacer de su día más productivo.

El principio 80/20 o el principio de Pareto
Richard Koch, autor del libro “El principio 80/20” nos sugiere que para llegar a ser un gran líder se debe aplicar el principio de Pareto.

La razón es por el siguiente diagnóstico:
El 80% de las consecuencias se derivan del 20% de las causas
El 80% de los resultados derivan del 20% de las acciones

Como puedes ver el principio 80/20 hace que un pequeño número de sucesos generen o den lugar a la mayoría de los efectos.
Usemos entonces el mismo principio para ayudarnos a priorizar cuando tengamos una infinidad de responsabilidades y no sabemos por dónde empezar o cómo cumplir con todas. El principio 80/20 nos ayudará para ocupar primero nuestro tiempo en lo que es más  importante  y  delegar las restantes en nuestro personal de servicio.  De esta manera el día será más productivo y el trabajo será más llevadero.

Koch asegura que el principio 80/20 es un arma secreta, ya que cambia la forma de trabajar de cualquier gerente y le permite abordar su trabajo con celeridad y eficacia.
Generalmente en todos nuestros quehaceres cotidianos, muy pocas cosas importan, pero aquellos que verdaderamente lo son deben poseer gran trascendencia en las cosas por realizar durante el día.

Margarita Chico, fundadora y directora del portal Trabajando. Com, hace un comentario al respecto: “Se ha comprobado que dentro de las organizaciones, el 20% de las tareas son las que dan el 80% de los resultados esperados. Esto quiere decir que, dejando a un lado los distractores como principales comedores de tiempo, podemos obtener nuestros resultados con sólo el 20% de nuestro esfuerzo”.
El secreto es muy simple: priorizar. 

A continuación algunos pasos para aplicar correctamente el principio 80/20.

Paso 1. Preparar la agenda del día
Se sugiere que desde la noche anterior, antes de dormir se estructure la agenda del día. Se coloque en ella todos los pendientes como reuniones con clientes, juntas o proyectos nuevos a realizar.

Paso 2. Priorizar, la clave de todo
En este segundo paso se recomienda analizar cada una de las tareas a cumplir y priorizar lo que es más importante.  Esto no quiere decir, que  se debe eliminar las tareas menos importantes, sino sólo separar lo urgente de lo importante. Por ejemplo a veces realizar llamadas a los clientes puede volverse en un distractor si lo hacemos en cualquier horario, cuando podemos hacerlo en uno solo. De esta manera evitaremos perder el tiempo y nos concentraremos más a una sola cosa.

Paso 3. Observar constantemente el Principio de Pareto
Para depurar la agenda  hay que tener en cuenta cuales tareas son realmente importantes que nos permita cumplir con nuestros objetivos semanales, mensuales o semestrales. De acuerdo al principio de Pareto generalmente lo más importante de las tareas son el 20%, el resto del porcentaje son sólo tareas para completar aquellos primordiales.

Los expertos de este principio aconsejan separar el  20% de tareas trascendentales, verificar que éstas se concluyan antes de que se termine el día, colocar horarios para realizarlas y luego el resto del tiempo dedicarlas a las tareas secundarias.  

Tips para administrar bien el tiempo
Los enemigos para alcanzar nuestros objetivos y metas del día por lo general son pequeños distractores que debemos tomar en cuenta:

Los mails
Los chats
Los horarios de comida, 
Las salidas por los snacks 
Las charlas intrascendentes o chismes
Las reuniones innecesarias con los compañeros

Por tal razón los especiales en temas laborales sugieren establecer horarios. Ahora, si en verdad necesitas es distraerte, respeta el tiempo de esos minutos que te propusiste para salir a caminar o tomar un café. Sólo esos minutos. Tu tiempo es muy valioso.


Jorge Arévalo
PRIORIZA LO IMPORTANTE
Serie: Liderando en tiempo de crisis

Comentarios